Informace pro koordinátory

Jak se zapojit do programu Erasmus+?

Aktivity programu Erasmus+ probíhají na základě mezi-institucionálních smluv konkrétních pracovišť (kateder, ústavů) partnerských institucí. Mezi-institucionální smlouvy stanovují počty studentů a akademických, případně dalších pracovníků, které si obě pracoviště hodlají každoročně vyměňovat, délku jejich pobytu na přijímající instituci a obor, ve kterém bude spolupráce probíhat.

Mezi-institucionální smlouva není nutná v případě, že partnerem není vysokoškolská instituce – například pro pracovní stáže studentů nebo školení zaměstnanců v podniku.

Dohody je možné uzavírat kdykoliv, finanční podpora je ale zaručena pouze aktivitám v rámci smluv, jejichž kvalitně naskenované kopie budou doručeny institucionálnímu koordinátorovi programu Erasmus+ vždy do 1. února roku, ve kterém mají být aktivity zahájeny.

Jak uzavřít novou mezi-institucionální smlouvu

Mezi-institucionální smlouvy uzavírá katedra/ústav UP, podepisuje ze strany UP vždy děkan příslušné fakulty, na zahraničních univerzitách je praxe různá (rektor, prorektor, děkan, institucionální koordinátor programu Erasmus).

Před uzavřením smlouvy je třeba ověřit, zda je partnerská instituce držitelem Erasmus University Charter. V případě pochybností kontaktujte institucionálního koordinátora, Mgr. Yvonu Vyhnánkovou na Zahraničním oddělení UP.

Pro mezi-institucionální smlouvy doporučujeme použít modelový formulář viz Inter-institutional Agreement Programme Countries. V sekci Dokumenty pro koordinátory naleznete také číselníky oborů a další informace potřebné k uzavření smlouvy. Je také možné použít formuláře partnerské instituce, měl by však obsahovat minimálně stejné údaje jako formulář UP.

Podmínky mobilit většinou dohodne konkrétní akademický pracovník katedry/ústavu, který je pak garantem aktivit v rámci této smlouvy. Před uzavřením smlouvy je třeba dohodnout s partnerskou institucí zejména:

  • Počet vyměňovaných studentů/zaměstnanců
  • Délku jejich pobytu (v závislosti na délce semestru nebo jiného studijního celku)
  • Obor a náplň studia (dostupné kurzy, jazyk výuky apod.) nebo výuky
  • Další podmínky pobytu studentů a zaměstnanců (ubytování, služby, náklady)

V případě nejasností při přípravě dohody se obraťte na ZO UP, Mgr. Yvonu Vyhnánkovou.

Obnovení stávajících smluv:

Vždy k 1. únoru musí být existující smlouvy obnoveny (pokud jejich platnost končí), případně potvrzeno jejich pokračování na další akademický rok. Vždy je třeba informovat ZO UP.

Administrace mobilit studentů

Pro administraci mobilit studentů UP v rámci programu Erasmus+ slouží online aplikace, vyvinutá CVT UP ve spolupráci se Zahraničním oddělením UP. Tato aplikace je dostupná na adrese http://erasmusplus.upol.cz. Na úvodní straně je dostupný návod na užívání aplikace.

Aplikace umožňuje evidenci platných bilaterálních smluv, administraci výběrových řízení pro studijní pobyty i evidenci mobilit včetně evidence v IS STAG.

Aplikace je přístupná všem studentům i zaměstnancům UP po přihlášení stejnými přihlašovacími údaji jako do Portálu UP. Dostupné funkcionality aplikace pak závisí na přidělené roli. Každý administrátor – koordinátor aktivit programu Erasmus+ na úrovni fakulty nebo katedry musí být proškolen v užívání aplikace. Proškolení zajistí CVT UP.

Kontaktní osoba:
Mgr. Tomáš Babůrek
e-mail: tomas.baburek@upol.cz
telefon: 585 631 839

Aktivity k podpoře mobilit

UP každoročně obdrží finanční prostředky na podporu aktivit, které mají umožnit a zlepšit mobility studentů i akademických pracovníků. Výše těchto prostředků závisí na počtu vysílaných studentů a učitelů.

Katedry mohou z těchto prostředků čerpat na následující aktivity, o finance je třeba požádat ZO UP s dostatečným předstihem, nejpozději do 30. 9. daného akademického roku.

Možnost financování závisí na rozpočtu pro daný akademický rok, není tedy zaručeno, že budou financovány všechny typy aktivit a že budou uspokojeny všechny požadavky.

Přípravné cesty

Na instituce, se kterými katedra/ústav UP nově navazuje spolupráci v rámci programu Erasmus+ je možné uskutečnit přípravnou návštěvu. Předpokladem je zahájené jednání o výměnách studentů a/nebo akademických pracovníků, případně zaměstnanců.

Maximální délka je tři dny pobytu plus dva dny na cestu. Přípravnou cestu by měl uskutečnit člen katedry, který bude následně garantovat aktivity dané smlouvy. V případě potřeby je možné vyslat na přípravnou cestu i jinou osobu. Při přípravné návštěvě se doporučuje projednat podmínky spolupráce co nejpodrobněji, doporučujeme dle osnovy viz Zpráva z přípravné/monitorovací návštěvy.

O přípravnou návštěvu je třeba požádat na formuláři (viz Žádost o monitorovací/přípravnou návštěvu) pokud možno do začátku příslušného akademického roku.

Na přípravné cesty vybavuje (vyřizuje cestovní příkaz) fakulta, ZO RUP po vyúčtování refunduje náklady. Pro finanční podporu není stanoven limit, je možné proplatit cestovní náhrady v souladu se zákonem v plné výši. Vždy je však třeba usilovat o ekonomické využití prostředků (využití slev na letenky, ubytování na hostující instituci apod.)

Po návratu z přípravné cesty je třeba sepsat podrobnou zprávu o absolvovaných jednáních a zejména dohodnutých podmínkách dle doporučené osnovy viz Zpráva z přípravné/monitorovací návštěvy.

Monitorovací cesty

Každoročně je možné z prostředků programu Erasmus+ financovat několik návštěv na partnerských institucích. Tyto tzv. monitorovací návštěvy slouží především k ověření studijních a životních podmínek našich studentů na partnerských univerzitách, případně k vyřešení vzniklých problémů. Měly by také přispívat ke zvýšení zájmu studentů i akademiků partnerské univerzity o UP.

Monitorovací cesty je možné uskutečnit na partnerskou instituci jednou za dva roky. Pokud se na partnerské univerzitě vyskytnou problémy, vyžadující osobní jednání, je možné navštívit ji kdykoliv. Maximální délka je tři dny pobytu na místě plus dva dny na cestu. Monitorovací cestu by měl uskutečnit člen katedry, který garantuje aktivity dané smlouvy. V případě potřeby je možné vyslat na monitorovací cestu i další osobu. Doporučujeme, aby se monitorovacích cest, zejména na instituce, kde se vyskytují problémy s organizačním zajištěním mobilit studentů, zúčastnil i zástupce ZO UP.

Na monitorovací cesty vybavuje (vyřizuje cestovní příkaz) fakulta, ZO UP po vyúčtování refunduje náklady. Pro finanční podporu není stanoven limit, je možné proplatit cestovní náhrady v souladu se zákonem v plné výši. Vždy je však třeba usilovat o ekonomické využití prostředků (využití slev na letenky, ubytování na hostující instituci apod.)

Po návratu z monitorovací cesty je třeba sepsat podrobnou zprávu o absolvovaných jednáních a zejména dohodnutých podmínkách dle doporučené osnovy viz Zpráva z přípravné/monitorovací návštěvy.

Příprava a tisk informačních materiálů, příprava www stránek

Z prostředků programu je možné finančně podpořit přípravu a tisk informačních materiálů, určených pro vyjíždějící, případně přijíždějící studenty. Tyto materiály mohou být v tištěné i elektronické podobě (www stránky).

Obsahem by měly být zejména informace o studiu na katedře/fakultě, o dostupných kurzech včetně anotací, požadavků a literatury. Pokud se nejedná o materiály určené výhradně studentům programu Erasmus+, předpokládá se spoluúčast fakulty.

Jazyková příprava vyjíždějících studentů

V případě potřeby, tedy pokud není odpovídající kurz v nabídce UP, je možné pro zájemce o studijní pobyt v zahraničí organizovat jazykový kurz, například odborného jazyka. Rozsah a obsah takového kurzu musí odpovídat rozsahu a podmínkám příslušných mobilit.

Administrativní náklady

Z prostředků programu je možné fakultám/katedrám přispět na úhradu administrativních nákladů spojených se zajištěním mobilit studentů a akademických pracovníků (poštovné, telefon, kanc. potřeby). Výše tohoto příspěvku závisí na konkrétní situaci daného akademického roku a stanovuje se podle počtu vyjíždějících studentů a akademických pracovníků.

Služby poskytované Zahraničním oddělení UP účastníkům programu Erasmus+

Zahraniční oddělení UP zajišťuje administraci programu Erasmus+ a poskytuje služby účastníkům programu zejména v těchto oblastech:

 

Přijíždějící studenti:

  • Zpracovává přihlášky  - zajistí potvrzení přijetí katedrou, konzultuje s katedrou navrhovaný plán studia, zašle studentovi potvrzení o přijetí.
  • Zajistí studentovi ubytování na kolejích. 
  • Zajistí studentovi vydání identifikační karty.
  • Organizuje úvodní týden před začátkem každého semestru.
  • Zajistí kontakt studenta s přijímající katedrou.
  • V případě problémů působí jako zprostředkovatel jednání mezi studentem a UP, případně SKaM.

 

Vyjíždějící studenti:

  • Poskytuje informace o možnostech studia/praktických stáží v zahraničí formou individuálních konzultací nebo informačních schůzek se zájemci na fakultě/katedře.
  • Poskytuje informace o partnerských institucích. Jsou k dispozici katalogy partnerských univerzit i závěrečné zprávy absolventů studijních pobytů/praktických stáží.
  • Informuje studenty o konkrétním postupu při zajišťování studijního pobytu/praktické stáže.
  • Zprostředkovává kontakt mezi studentem a partnerskou institucí.
  • Zajišťuje přidělení a výplatu stipendia.

 

Akademičtí pracovníci, zaměstnanci:

  • Poskytuje informace o možnostech aktivit v rámci programu.
  • Poskytuje pomoc při přípravě a uzavírání bilaterálních dohod včetně pomoci při hledání partnerů.
  • Poskytuje administrativní podporu aktivitám kateder.