Mezinárodní kreditová mobilita (KA107)

Kontaktní osoba na UP

• Mgr. Eva Ohnisková, DiS. – koordinátor studentských mobilit

1. INFORMACE PRO ZÁJEMCE

Za jakých podmínek se může student programu zúčastnit?

• Realizace možná výhradně na základě platné meziinstitucionální dohody.
• Je studentem zapsaným do akreditovaného studijního programu na UP (bakalářský, magisterský nebo doktorský studijní program).
• Řádně ukončil/a minimálně první ročník studia na VŠ (forma prezenční, kombinovaná i distanční).
• Délka studijního pobytu bude minimálně 3 měsíce (trimestr), maximálně 12 měsíců – vždy v rámci jednoho akademického roku.
• Součet všech studijních pobytů Erasmus+ a praktických stáží Erasmus+ v dané úrovni studia nepřesáhne 12 měsíců (započítávají se i pobyty absolvované během LLP Erasmus).
• Po celou dobu plánovaného pobytu v zahraničí budu studentem UP (před výjezdem do zahraničí nebo během studijního pobytu není možné studium na UP ukončit nebo přerušit).
• Výběrová kritéria – na úrovni VŠ, transparentní, rovná, srozumitelná, dokumentovaná, veřejná.
• U tohoto projektu neplatí OLS – Online jazyková podpora.

Co musím udělat, pokud se chci na program přihlásit?

• Zjistit, jak je program organizován na fakultě. Nejlépe kontaktovat referentku zahraničního oddělení na děkanátu příslušné fakulty:

• V případě, že znám jméno koordinátora programu na katedře, obrátit se přímo na katedru. Důležité je zjistit, jestli má fakulta/katedra dohodu nebo dohody o výměně studentů odpovídající mému předmětu studia a jazykovým znalostem.
• Informovat se o podmínkách a termínu výběrového řízení. Kritéria a termín si stanoví fakulta/katedra. Většinou se jedná o měsíc říjen a duben.
• Zjistit si důsledky studia v zahraničí pro moje studium na UP (uznání kurzů absolvovaných v zahraničí, potřeba rozložení studia, individuální studijní plán).
• Po vyhlášení výsledků výběrového řízení postupovat podle dalších pokynů viz sekce níže: Instrukce pro nominované studenty.

Stipendium

• Stipendium programu Erasmus+ je určeno na pokrytí části nákladů souvisejících se studijním pobytem a představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí.
• Stipendium vyplácí ekonomické oddělení UP z finančních prostředků Erasmus+, projektu Mezinárodní kreditová mobilita.
• Stipendium se skládá ze 2 složek – pobytové náklady a cestovní náklady.
• Výše stipendia u vyjíždějících studentů je 700 Eur/měsíc.
• Pro účel výpočtu stipendia se za jeden měsíc považuje 30 dnů. Pokud není dodrženo trvání studijního pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc vypočítáno podle počtu dnů, kdy jeden den = 1/30 měsíční sazby.
• Cestovní náklady se odvíjí od vzdálenosti cílové destinace:

• Stipendium se vyplácí na základě podpisu Účastnické smlouvy – před výjezdem.
• Stipendium je převedeno jednorázovou platbou na bankovní účet studenta (účet u české banky v CZK nebo EUR).
• Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU. Student nemůže být současně příjemcem stipendia Erasmus Mundus (Joint Master Degree) a Erasmus+.

Pojištění

• Cestovní pojištění hradí Univerzita Palackého.
• Podmínky stejné jako u klasického Erasmus+. Viz stránka Cestovní pojištění.

Vízová povinnost

• Informace týkající se vízové povinnosti najdete na stránkách Ministerstva zahraničních věcí České republiky.

Akademické uznávání

• Během studijního pobytu Erasmus+ je nutné získat nejméně 20 ECTS kreditů za každý semestr studia. Tato podmínka platí pro bakalářský a magisterský stupeň studia.
• Doporučený počet kreditů ve studijním plánu je 20‐30 ECTS kreditů na semestr. V případě, že student nesplní podmínky definované článkem č. 6 tzv. Účastnické smlouvy pro studijní pobyty Erasmus+ a nesplní tak minimální požadavky s ohledem na počet získaných ECTS kreditů, bude požádán o vrácení části přiděleného finančního příspěvku. To neplatí v případě, že studentovi zabránila ve splnění minimálních požadavků nepředvídatelná situace nebo událost, kterou nemohl ovlivnit a o které neprodleně informoval koordinátora programu na UP. Výše požadované částky bude stanovena jako poměrná část skutečně získaných kreditů za daný semestr studijního pobytu a minimálního počtu ECTS kreditů na semestr.
• Doporučený počet kreditů u doktorského studia není stanoven.
• Většina univerzit mimo EU nevyužívá ECTS a proto je zapotřebí se dopředu domluvit se svým katederním/fakultním koordinátorem na způsobu přepočítání dosažených kreditů. Pozor - v Learning Agreementu se uvádí již přepočítané ECTS kredity!

Podpora pro účastníka se specifickými potřebami

Stejný postup jako u klasického Erasmus+.

2. INFORMACE PRO NOMINOVANÉ

Před výjezdem

• Je zapotřebí, aby se student přihlásil na výběrové řízení skrze aplikaci www.erasmusplus.upol.cz a poté prošel řádným výběrovým řízením na dané fakultě. V případě, že student splní potřebné požadavky a bude nominovaný na svůj studijní pobyt, tak se mu ozve koordinátorka ze ZO UP a sdělí mu následující kroky.

Dále je zapotřebí, aby měl student vyplněné následující formuláře:

• Přihláška ke studiu v zahraničí
• Learning Agreement
• Prohlášení o bankovním účtu
• Účastnická smlouva
• Akceptační dopis od zahraniční univerzity

• Při podpisu Účastnické smlouvy student obdrží Erasmus+ Charta studenta a Všeobecné podmínky a dostane informaci o tom, kde a jak si sjednat Cestovní pojištění.

V průběhu pobytu

• Neprodleně informuje ZO UP o všech změnách (zkrácení nebo prodloužení pobytu) a případných problémech s plněním studijní smlouvy (Learning Agreement). O změnách informuje student také katederního a fakultního koordinátora a zajistí si přepis předmětů ve STAGu.
• V případě změn ve studijní smlouvě vyplní student část formuláře BĚHEM MOBILITY (During the Mobility), nechá ho potvrdit hostitelskou institucí, koordinátorem z domovské fakulty/katedry (ústavu) a zajistí předání kopie na ZO UP. Změny musí být schváleny do 30 dní od zahájení studijního pobytu, resp. od zahájení výuky.

Prodloužení pobytu

Studijní pobyt je možno prodloužit, pokud to povolují vnitřní předpisy vysílající instituce, a pokud jsou splněny následující podmínky:

Po ukončení pobytu

Student musí po návratu ze studijního pobytu splnit několik náležitostí:

• Vyplnit Závěrečnou zprávu studenta formou online dotazníku do evropské databáze Mobility Tool+. Po skončení pobytu přijde studentovi e-mail s výzvou k vyplnění zprávy. Zadání závěrečné zprávy je podmínkou pro čerpání finančního příspěvku Erasmus+.
• Doručit originál Potvrzení o délce studia (Confirmation of Erasmus+ study period) vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení studia. Nemá-li přijímající instituce k dispozici požadovaný formulář, využijte náš v sekci Dokumenty. 
• Doručit Přehled dosažených výsledků studia (Transcript of Records) vydaný a potvrzený přijímající organizací obsahující jméno účastníka a výsledky studia. Studenti doktorských studijních programů dokládají Potvrzení školitele popisující studijní náplň během studijního pobytu. Tento dokument doručí do 1 měsíce od skončení studijního pobytu na ZO UP.
• Na fakultě/katedře zajistit uznání absolvovaných kurzů. Uznání předem schváleného plánu studia je podmínkou programu Erasmus+, student o uznání žádá i v případě, že mu kredity pro ukončení studia na UP nechybí! Po uznání absolvovaných kurzů student doručí/zašle na ZO UP Doklad o uznání ze STAG. Přesný název generovaného dokumentu The Sending Institution‘s Transcript of records/ Doklad o uznání.

Kontaktní osoba na UP

• Petra Soldánová – koordinátor zaměstnaneckých mobilit

COVID-19 doporučení

• V době pandemie COVID-19 lze mobility v rámci programu Erasmus+ plánovat a realizovat v následujících třech typech: fyzická (vzniká nárok na vyplacení/čerpání grantu ve formě jednotkových příspěvků), kombinovaná (nárok na grant vzniká pouze za fyzickou část mobility) a virtuální (nevzniká nárok na vyplacení grantu). Schválení mobility je v kompetenci katedry, která je řešitelem dílčího projektu, a ZO RUP. Postupuje se podle plánu pro řízení rizik UP, vyhodnocení aktuální situace a možností přijímající/partnerské instituce. Těmto záměrům je nadřazené případné rozhodnutí vlády ČR o podmínkách cestování pro VŠ studenty a pracovníky, příp. rozhodnutí zahraničních autorit.
• V případě nastalé vyšší moci nebude možné akceptovat čestná prohlášení a podobná neformální potvrzení. Pro uplatnění vynaložených nákladů, které vznikly zásahem vyšší moci, je nutno uschovávat všechny relevantní podpůrné doklady již od zahájení příprav na mobilitu. Tyto dokumenty musí být prokazatelné a ověřitelné.

Účastník mobility bude muset doložit a prokázat, že z jeho strany byla přijata veškerá možná opatření, aby finanční ztráty byly minimalizovány.

• V rámci hospodárnosti využití prostředků grantu Erasmus+ je nutno zajistit minimalizaci případných ztrát s ohledem na riziko, které se dá předpokládat, např.:
  • vhodné pojištění při zakoupení letenek (možnost storna);
  • pořízení flexibilní letenky s možností změny termínu;
  • pořízení ubytování formou „platba na místě“, nikoliv dopředu, případně využití možnosti storna bez finančních ztrát.

Test na COVID-19 je v rámci programu Erasmus+ možno nárokovat pouze, pokud povinnost absolvovat test nastane náhle. V tomto případě je nutno doložit oficiálním dokumentem, že tato povinnost nastala, jasně uvést její důvod a doložit fakturu/příjmový doklad. Bez doložení všech náležitostí nebude možno úhradu za test nárokovat. Pokud je účastníkovi mobility známa povinnost testu na COVID-19 před odjezdem na mobilitu, není možno jeho úhradu nárokovat.

Kvalifikační podmínky

• Vyjíždějící zaměstnanec musí mít na UP pracovní poměr. Zaměstnanec, vyjíždějící na výukový pobyt musí mít na UP pracovní poměr v rámci pracovní smlouvy jako akademický pracovník. Výše úvazku nerozhoduje.
• Zájemci o výukový pobyt nebo školení by musí projít výběrovým řízením na vysílající katedře/fakultě. Kritéria výběru jsou zcela v kompetenci katedry/fakulty, musí však být transparentní a spravedlivá.
• Za dodržení kvalifikačních podmínek a průběh výběrového řízení odpovídá vysílající katedra/fakulta, tedy pracoviště, které je řešitelem dílčího projektu.
• Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+ dokládá vždy pracoviště, které je řešitelem daného dílčího projektu a to i v případě, že poskytne možnost realizovat mobilitu v rámci daného projektu jinému pracovišti.
• ZO RUP je nutno doložit „Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+“ vždy do 30. 11. na následující letní semestr a do 31. 7. na následující zimní semestr. V rámci těchto termínů zašlete také informace ohledně plánovaných mobilit přijíždějících účastníků.

Rozsah a forma výuky

• Minimální délka pobytu je 5 pracovních dnů, maximální 2 měsíce (60 dnů).
• Během výukového pobytu musí zaměstnanec absolvovat výuku v předem dohodnutém oboru a to formou přednášek, seminářů, praktické výuky, případně konzultací se studenty. Výuka by měla být součástí studijního programu na přijímající instituci.
• Minimální rozsah výuky je 8 hodin za týden (5 pracovních dní), v případě delšího pobytu se rozsah výuky navyšuje za každý den následovně: 8hod/5 x počet dnů (1,6 hodiny na den).
• Forma školení není předepsána, může se jednat o studijní návštěvu partnerského pracoviště, stínování pracovníka, pořádání kurzu/účast na kurzech školení a podobně. Podmínkou je získání nových znalostí a dovedností uplatnitelných na domácím pracovišti či uplatněných kolegy na pracovišti partnerské instituce.
• Rozsah školení by měl odpovídat stanovenému programu školení a měl by být dostatečný k dosažení cílů školení.
• Účast na konferenci není uznatelnou formou mobility školení ani pobytu výukového.

Mobility Agreement

• Před cestou je třeba připravit a potvrdit formulář pro program výuky/školení Mobility Agreement.
• Formulář musí být plně vyplněn a schválen (podepsán) všemi stranami:
  • účastník mobility - podpis zaměstnance UP vyjíždějícího na výuku/školení.
  • vysílající instituce - podpis Erasmus+ koordinátora na katedře nebo fakultě, která je řešitelem dílčího projektu.
  • přijímající instituce - podpis zahraničního koordinátora.
• Výukový program vyplňujte anglicky nebo v jazyce přijímající instituce.

• Řádně vyplněný a podepsaný formulář Mobility Agreement odevzdá zaměstnanec na ZO RUP nejpozději 2 týdny před plánovaným odjezdem do zahraničí a domluví si schůzku k uzavření Účastnické smlouvy. Totéž platí pro přijíždějící účastníky mobilit, kteří spolu s Mobility Agreementem musejí zaslat potvrzení o platném zdravotním a cestovním pojištění.
• Plánovanou dobou mobility jsou dny mobility – první a poslední den mobility jsou dny, kdy je vyžadována účast zaměstnance na pracovišti, jedná se tedy o dny „bez cesty“. Požadujete-li financování dnů na cestu, zaškrtněte příslušná políčka, nárok na financování je max. 1 den bezprostředně předcházející prvnímu dnu mobility a 1 den bezprostředně následující po posledním dnu mobility.
• Plně vyplněný formulář opatřený podpisy všech stran je v případě potřeby možné dodat formou kvalitního skenu.

Účastnická smlouva

• Před cestou musí zaměstnanec podepsat na ZO RUP Účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména data cesty, rozsah výuky a finanční limity pro cestu.
• Jakékoliv změny v detailech mobility, které nastanou po podpisu účastnické smlouvy je nutno neprodleně oznámit a konzultovat s ZO RUP.

Finanční podpora

• Přijíždějícím zaměstnancům bude v hotovosti na pokladně RUP v plné výši vyplacen paušálem stanovený finanční příspěvek na mobilitu bezprostředně po uzavření Účastnické smlouvy na ZO RUP.  Přijíždějící zaměstnanec na pokladně musí předložit podepsanou Účastnickou smlouvu a doklad totožnosti
  • Pobytové náklady: výše stanoveného paušálního příspěvku je 140 EUR na den, případně od 15. dne pobytu 98 EUR na den.
  • Cestovné je stanoveno podle vzdálenostních pásem následovně:

• Příspěvek na zaměstnanecké mobility pro vyjíždějící účastníky je stanoven paušálem ve výši 180 EUR na den, případně od 15. dne pobytu 126 EUR na den, cestovné je stanoveno dle vzdálenostních pásem. Ovšem česká legislativa umožňuje proplacení mobility pouze formou cestovních náhrad. Paušální ustanovení jsou pro vás tedy pouze jakýmsi stropem, do něhož byste se měli vejít. Svoji mobilitu budete řešit standardně formou Cestovního příkazu.

Cestovní příkaz

• Před každou zahraniční pracovní cestou je nutné vyplnit platný formulář Cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě (dále jen CP) se všemi náležitostmi a nechat jej schválit. CP je nutné vyplnit s dostatečným předstihem.
• Na mobilitu není možné vycestovat bez podpisu Účastnické smlouvy a vyřízeného CP.
• Vzhledem k povinnosti zaměstnavatele poskytnout účastníkovi mobility financování nejpozději první den mobility, je nutné mít na cestu poskytnutou zálohu.
• V rámci aktivity KA107 má zaměstnanec nárok na kapesné, pokud svými předpokládanými náklady nepřekročí celkový paušálem stanovený limit 180 EUR na den (ten je tvořen nárokem na stravné, kapesné, ubytování a MHD).
• Je třeba volit ekonomický způsob dopravy a ubytování v souladu s ustanoveními UP.
• Auto je možné použít pouze po předchozím schválení ZO RUP, náhrada bude poskytnuta v ceně jízdenky 2. třídy vlaku na základě potvrzení ČD.
• Referentce zpracovávající CP je nutno předložit Účastnickou smlouvu minimálně k nahlédnutí.
• K vyúčtování CP je nutné mít připraveny řádně zpracované podklady. Doklady musí být nalepené na papíře formátu A4, doklady se vzájemně nesmí překrývat, musí být čitelné (razítko, podpis, částka i měna dokladu), roztříděné podle druhu výdaje a měny. Není-li to z dokladu patrné, případně je-li doklad v jiném než českém či anglickém jazyce, je nutno doplnit popisem vysvětlujícím, o jaký druh nákladu se jedná.
• Náklady na nákup knih, kopírování, vstup do muzeí, knihoven, atp. nemohou být součástí CP. Fakulty na tyto náklady získávají samostatné financování z programu Erasmus+.

Během pobytu

• Během pobytu na zahraniční instituci plní zaměstnanec výukový či pracovní plán tak, jak byl odsouhlasen v Mobility Agreement.
• Je třeba dodržet plánovaný počet odučených či odpracovaných hodin.
• V případě jakýchkoliv problémů neprodleně kontaktujte koordinátora na partnerské instituci a ZO RUP.

Potvrzení o výuce/školení a Závěrečná zpráva

• Na konci pobytu je účastník odpovědný za to, aby si nechal hostitelskou stranou potvrdit Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment, jehož originál dokládá na ZO RUP. Tento dokument není možno přijmout ve formě kopie či skenu.
• Z potvrzení o výuce musí být zřejmý počet výukových dnů a hodin. Počet výukových hodin/odpracovaných dnů potvrzených zahraniční stranou se musí shodovat s počtem výukových dnů/odpracovaných hodin, uvedených v Mobility Agreement, případně může být vyšší. V případě nižšího potvrzeného počtu dnů/hodin dochází ke krácení původně přiděleného grantu. Minimálně požadovaný počet odučených hodin je 8 a odpracovaných 5 pracovních dnů jinak není mobilita uznatelná v rámci aktivity KA107.
• Zaměstnanec je povinen vyplnit Závěrečnou zprávu formou online dotazníku (EU Survey). Výzvu k vyplnění online dotazníku obdrží zaměstnanec po skončení výukového pobytu/školení na e-mail uvedený v Účastnické smlouvě.

Závěrečné vyúčtování

• Vyúčtování cestovního příkazu bude provedeno na pracovišti zaměstnance. Zaměstnanec příslušné referentce předá veškeré doklady za ubytování, cestovné, aj. a dále se bude řídit jejími pokyny.
• Zaměstnanec odevzdá přímo na ZO RUP originál potvrzeného formuláře Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment. Tento dokument není součástí CP.

Dokumenty

• Mobility Agreement
• Účastnická smlouva
• Potvrzení o výuce/školení
• Závěrečná zpráva (EU Survey)
• U přijíždějících zaměstnanců je před uskutečněním mobility vyžadováno navíc „Potvrzení o pojištění léčebných výloh“.

Dokumenty ke stažení naleznete v sekci Dokumenty - Mezinárodní kreditová mobilita (KA107)